İş Akışı Yönetimi Nedir

İş Akışı Yönetimi Nedir?

İş akış yönetim sistemleri, iş akışlarını yazılım aracılığıyla tanımlayan, yöneten ve çalıştıran sistemlere denmektedir. Bu sistemler, birikim yönetimi felsefesine dayanarak bilgiye hareket yeteneği ve özelliği kazandıran ortamlar olarak tanımlanabilir. Peki iş akışı nedir? Doküman ve tanımlanmış kurallar dahilinde belirlenmiş bir hedefe ulaşabilmek adına verilerin ve işlemlerinin katılımcılar arasında sirkülasyonunu destekleyen süreç otomasyonuna ilişiktir. Bu anlamda iş akışı, bir iş sürecinin bütün ya da parçalı bir şekilde otomasyon olarak tanımlanır. Yapılan işlemlerin mantığını teknolojik altyapısına bağlı olmadan ve dinamik yapısına sahip olması nedeniyle değişikliklere açıktır. Süreçlerin tekrardan yapılanma çalışmalarında önemli derece bir araç olarak kullanılır. İş akışı tipleri, iş akışları yapıları ve işbirlikçi niteliklerine bağlı olarak iki gruba ayrılmaktadır. Bu tipler; anlık iş akışları, yapısal iş akışlarıdır. Anlık iş akışları genel olarak tek seferlik, belirli bir iş sıralaması olamadan yapılan işleri ele alır. Yapısal iş akışları, iş kurallarına bağlı bir şekilde tanımlanmış ve tekrarlanabilir işlerden oluşur. Bu iş akışı tipi iki ayrı grupta incelenebilir. Bunlar idari iş akışları ve üretim iş akışları olarak sıralanmaktadır. İdari iş akışları; satın alma, sipariş takibi, seyahat takibi ve izin gibi olayların idari işlemleri için kullanılmaktadır. Üretim / işlem iş akışları ise; bünyesinde üst düzey yapısal unsurlar barındıran ve data tabanı entegrasyonu olan kritik sistemlerde kullanılır. Bunun yanında iş akış yöntemi de sıkça kullanılan sistemler arasındadır. İş akış yönetim sistemi nedir? Kurumsal organizasyonlarda, yönetimsel veya işlemsel süreçlerin, manuel onay ve kontrol işlemlerini devre dışı bırakacak şekilde elektronik ve dijital bir ortamda izlenmesine ve yönetilmesine olanak veren araçlardır. Bu yönetimin amacı, aynı veya farklı düzeylerdeki disiplinlerdeki kullanıcıların bilgi göndermesini, iş talebinde bulunmasını, talep sonuçlarını takip etmelerini ve yönetmelerini sağlamaktır. İş süreçleri karmaşıklıklarına ve bağlantılı işlerin sürelerine bağımlı dakika zaman diliminin seviyesinin gün seviyesine denk gelen yaşam döngüsüne sahip olabilmektedir. Bu türdeki sistemler, çeşitli ve farklı bilgi teknolojisi ve iletişim altyapıları kullanılması sağlanarak, lokal iş örgütlerinden büyük ölçekli kurumsal sistemlere kadar uzanan ölçeklerde de uygulanabilmektedir. İş akışı neden kullanılır? Hantal ve ağır sistemler üzerinde süreç uyarlamak para ve zaman kaybından başka bir işe yaramamaktadır. Ana görevi süreç yönetmek ve iş akışını ayarlamak olmayan uygulamalarda akışları yönetmeye çalışmak, uzun ve maliyetli olmaktadır. Aynı zamanda değişimlere rahatlıkla ve kolayca uyum sağlayamaz. Her iş için ayrı uygulamak zorunda kalınır ve kullanıcı yorar. İşletim ve destek maliyetini arttırmasının yanında süreç performanslarını ölçmek mümkün değildir. İş akışı faydaları ise şu şekilde sıralanabilir; iş akışı kullanmak form tabanlı tüm süreçleri hızlandırır, iş akışı ile entegre bir şekilde çalışan doküman yönetimi, dokümanlar üzerinde tam kontrol sağlar. Sonuç olarak, iş akışı, dijital ortamlarda süreçlerin tasarlanmasını, yönetilmesini ve söz konusu aktivitelerin yapılmasını ve aynı zamanda ölçülmesini sağlar.

ŞEYMA NUR KARAKAŞ

04.02.2021         12:10